Il canale segnalazione Whistleblowing è uno strumento fondamentale di compliance aziendale.
Individuare tempestivamente eventuali illeciti avvantaggia aziende e organizzazioni nella soluzione e prevenzione di altre problematiche.
Il Decreto Legislativo 24/2023 raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato.
In particolare:
“disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”
Cosa significa “Whistleblowing”?
Whistleblowing è la pratica di segnalare/rivelare violazioni di leggi o regolamenti, illeciti, reati e casi di corruzione o frode, oppure situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica.
Il segnalante “Whistleblower” deve essere stato testimone di questa irregolarità nell’esercizio delle proprie funzioni. Può essere un dipendente, ma anche una terza parte come ad esempio un fornitore o un cliente.
Quali sono i canali da utilizzare per effettuare una segnalazione Whistleblowing?
Le segnalazioni di Whistleblowing possono avvenire tramite 3 diversi canali previsti dall’Autorità. Il canale più incoraggiato per enti pubblici e aziende private è quello di tipo interno (come il Canale segnalazione whistleblowing by Microteam & ISLBG), ma esistono anche il canale esterno presso ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), la divulgazione pubblica e la denuncia all’Autorità giudiziaria.
Il canale principale, quello di segnalazione interna, è affidato in modo esclusivo al RPCT, ovvero il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, in qualità di unico soggetto abilitato alla gestione della segnalazione interna.
La segnalazione esterna invece può essere effettuata nei seguenti casi:
- il canale interno non è attivo (azienda non obbligata oppure, non compliant);
- la segnalazione interna non ha ricevuto seguito;
- il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione al canale interno, potrebbe essere a rischio di ritorsione;
- il segnalante ha fondati motivi di ritenere che l’oggetto della sua segnalazione costituisca un pericolo imminente per il pubblico interesse.
“Il legislatore ha disposto che debbano essere approntati all’interno degli enti cui si applica la normativa appositi “canali interni” per ricevere e trattare le segnalazioni. Il ricorso a questi canali viene incoraggiato, in quanto più prossimi all’origine delle questioni oggetto della segnalazione.”
(Linee guida Anac – delibera n. 311 del 12 luglio 2023)
Come inoltrare una segnalazione di Whistleblowing?
L’utilizzo di piattaforme informatiche adibite a canale di segnalazione interna sono la modalità prioritaria in quanto, sono progettate per garantire la piena tutela e riservatezza del whisleblower.
È comunque possibile inoltrare una segnalazione Whistleblowing in forma scritta (ad esempio compilando un apposito modulo) tramite e-mail, servizio postale o anche consegna brevi manu oppure, in forma orale tramite linea telefonica, messaggio vocale o incontro diretto. Ovviamente queste modalità hanno un livello di “garanzia di riservatezza” inferiore rispetto al canale online.
Cosa fa il RPCT quando riceve una segnalazione?
Quando il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza riceve una segnalazione Whistleblowing procede con l’esame preliminare della segnalazione, verificando se rispetta i requisiti di ammissibilità stabiliti dall’Autorità.
In ogni caso deve entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione dare avviso di ricevimento al segnalante.
Se terminato l’esame preliminare la segnalazione risultasse inammissibile o infondata il RPCT provvede ad archiviarla comunicando al whistleblower la relativa motivazione.
Se invece l’esito della verifica preliminare conferma l’ammissibilità della segnalazione, il RPCT avvia l’istruttoria. Durante questo procedimento può dialogare con il segnalante per chiedere chiarimenti oppure ulteriori documenti. Quando necessario può coinvolgere terze parti per acquisire le informazioni necessarie.
In questa fase il Responsabile effettua tutte le operazioni avendo cura di tutelare la riservatezza del segnalante e del segnalato.
Terminato anche questo step, come per la verifica preliminare, sono previsti 2 esiti opposti:
- la segnalazione risulta infondata e viene archiviata comunicando la motivazione di tale risultato
- la segnalazione risulta fondata e si passa alla fase successiva. Il RCPT coinvolge gli organi preposti interni o gli enti e le istituzioni esterne a seconda delle necessità.
“entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il RPCT invia al segnalante apposita comunicazione di riscontro”
“Tale riscontro può consistere nella comunicazione di archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini.”
(Linee guida Anac – delibera n. 311 del 12 luglio 2023)
Il D.lgs. n. 24/2023 prevede tutele nei confronti del Whistleblower?
Un pilastro portante del D.lgs. n. 24/2023 è proprio il sistema di tutela per tutte le figure che fanno parte del processo di segnalazione, divulgazione pubblica e denuncia di violazioni in virtù del fatto che potrebbero subire ritorsioni a seguito della segnalazione stessa.
Questo sistema di protezione comprende:
- la tutela della riservatezza del segnalante e dell’identità delle persone segnalate/coinvolte. Il trattamento dei dati personali deve inoltre avvenire in conformità alle normative vigenti sulla tutela della privacy.
- la tutela da eventuali ritorsioni, anche solo tentate o minacciate;
- la limitazione della responsabilità penale, civile e amministrativa in base alle condizioni stabilite dal decreto;
- misure di sostegno da parte di enti del Terzo settore inseriti in un apposito elenco pubblicato da ANAC.
Chi deve adeguarsi al D.Lgs 24/2023 sul Whistleblowing?
Sono obbligate ad adeguarsi tutte le aziende:
- del settore pubblico e gli enti locali che si rivolgono a più di 10.000 persone;
- del settore privato con sede nell’Unione Europea che, nell’ultimo anno, hanno avuto in media almeno 50 dipendenti;
- del settore privato con sede fuori dall’Unione Europea, ma che hanno almeno una filiale in UE con più di 50 dipendenti;
- che operano nei settori regolamentati a livello europeo (finanziario, trasporti, ecc.) indipendentemente dal numero di dipendenti;
- che hanno già adottato il Modello Organizzativo 231 indipendentemente dal numero di dipendenti.
A seconda del settore, pubblico o privato, il Decreto Legislativo n. 24/2023 fa differenza nell’uso dei canali e del tipo di violazione che possono essere segnalate:
(Linee guida Anac – delibera n. 311 del 12 luglio 2023)
Link utili e approfondimenti sul tema del Whistleblowing
Entro quando bisogna adeguarsi? Quali sono gli obblighi?
Le disposizioni del decreto legislativo 24/2023 hanno avuto effetto già dal 15 luglio 2023 ad eccezione delle aziende private (da 50 a 249 dipendenti) per le quali gli obblighi hanno effetto dal 17 dicembre 2023.
Tali obblighi sono:
- definire e regolamentare il processo di gestione e le modalità operative riguardanti le segnalazioni;
- affidare la gestione del canale di segnalazione interna al RPCT (Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza);
- programmare la formazione periodica sul whistleblowing;
- implementare il canale interno di segnalazione whistleblowing, assicurandosi di poter garantire al segnalante la massima trasparenza, riservatezza e tutela tramite tutto il processo;
- predisporre policy e procedure specifiche in materia di whistleblowing.
Sono previste delle sanzioni se non ci si adegua in tempo?
ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) può applicare sanzioni amministrative pecuniarie, anche fino a 50.000€, nei seguenti casi in cui accerta che:
- sono state commesse delle ritorsioni;
le segnalazioni sono state ostacolate o che si è tentato di ostacolarle; - è stato violato l’obbligo di riservatezza;
- non sono stati istituiti i canali di segnalazione o se lo sono, non rispettano i requisiti;
- non c’è stato seguito alla ricezione delle segnalazioni (pre-analisi, verifica, comunicazioni, ecc.);
- non sono state adottate procedure per la gestione delle segnalazioni.
