Glossario del Whistleblowing:
Guida Pratica ai Termini Chiave

La possibilità per i whistleblower di nascondere la propria identità durante e dopo la segnalazione di un illecito. Questo è spesso fondamentale per proteggere il whistleblower da ritorsioni e per incoraggiare più persone a segnalare illeciti.

In Italia, l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) rappresenta un canale specifico per la segnalazione di casi di corruzione e di illeciti amministrativi. È particolarmente rilevante per il settore pubblico e per quegli appaltatori e fornitori che lavorano con il settore pubblico.

Un insieme di principi e linee guida che definiscono le aspettative comportamentali e le norme etiche all’interno di un’organizzazione. Un codice etico può fornire orientamenti su come segnalare comportamenti non etici e incoraggiare una cultura di trasparenza e integrità.

Il Decreto Legislativo 24/2023, entrato in vigore in Italia il 30 marzo 2023, implementa la Direttiva (UE) 2019/1937 sul whistleblowing e introduce significative novità nella disciplina del whistleblowing nel paese. Tra le principali disposizioni del decreto, si segnalano:

• Canali di Segnalazione: Il decreto impone alle entità pubbliche e private con più di 50 dipendenti, o che hanno adottato un Modello 231 secondo il Decreto Legislativo No. 231/2001, l’obbligo di stabilire canali interni ed esterni per la segnalazione di violazioni. Questo riguarda sia le violazioni del diritto dell’Unione che le violazioni di leggi nazionali che possano danneggiare l’interesse pubblico o l’integrità dell’entità.
• Ambito Materiale e Personale: A differenza della direttiva UE, il Decreto 24/2023 non limita il suo ambito materiale solo alle segnalazioni di violazioni del diritto dell’Unione in specifici settori, ma include anche le possibili violazioni di legge nazionale. Inoltre, estende la protezione ai whistleblower in una varietà di contesti lavorativi, includendo anche coloro le cui relazioni lavorative devono ancora iniziare (ad esempio, durante il processo di reclutamento) e ex dipendenti.
• Protezione e Anonimato: Il decreto mira a proteggere coloro che segnalano informazioni sulle violazioni attraverso canali di segnalazione interni o esterni, nonché attraverso divulgazioni pubbliche. Protegge anche persone strettamente collegate al segnalante, come i facilitatori e i colleghi, e le entità legali che il segnalante possiede, lavora o è altrimenti connesso in un contesto lavorativo.
• Sanzioni: Il decreto prevede specifiche sanzioni in caso di mancato rispetto delle sue disposizioni, incluse quelle per la mancata gestione delle segnalazioni.
• Applicazione Graduale: Per le entità private con fino a 249 dipendenti, alcune disposizioni del decreto sono entrate in vigore a partire da dicembre 2023.

Programmi educativi volti a informare i dipendenti sull’importanza del whistleblowing e su come effettuare segnalazioni.

Azioni negative intraprese in risposta a una segnalazione di whistleblowing. Queste possono includere licenziamenti, declassamenti, molestie, esclusione, e altre forme di discriminazione. Le leggi sul whistleblowing mirano a prevenire e punire tali ritorsioni.

Implica il riferire le preoccupazioni o le accuse a entità esterne all’organizzazione, come organismi di regolamentazione, autorità di vigilanza, organi di stampa o gruppi di interesse pubblico. Questa forma di segnalazione è spesso utilizzata quando i canali interni sono inaccessibili, inefficaci o compromessi.

Il principio secondo cui le organizzazioni dovrebbero fornire informazioni chiare e accessibili sulle procedure di segnalazione, sui diritti e le protezioni disponibili per i whistleblower, e sui risultati delle indagini relative alle segnalazioni.

È l’atto di rendere pubbliche informazioni riguardanti attività illecite, non etiche, o pericolose che vengono compiute all’interno di un’organizzazione. Questa pratica è spesso associata alla rivelazione di frodi, corruzione, violazioni della sicurezza e altre condotte illecite. Il whistleblowing può essere sia interno all’organizzazione, sia esterno rivolgendosi alle autorità, ai media, o al pubblico.

Processi di revisione e valutazione dell’efficacia dei sistemi di segnalazione e della conformità alle politiche e procedure relative al whistleblowing. Questi processi sono cruciali per assicurare che i canali di segnalazione funzionino.

Questi canali si trovano al di fuori dell’organizzazione e possono includere:

• Autorità di Regolamentazione o Vigilanza: Come l’IVASS per il settore assicurativo, la CONSOB per il mercato finanziario, o altre autorità specifiche del settore.
• Forze dell’Ordine e Magistratura: In caso di reati, i whistleblower possono rivolgersi direttamente alle forze dell’ordine o alla magistratura.
• Media e Giornalisti: Utilizzo di giornalisti o mezzi di informazione per rendere pubblica una segnalazione.

Si riferisce alla protezione delle informazioni condivise dal whistleblower (colui che fa la segnalazione) e alla salvaguardia della sua identità. Questo concetto è fondamentale per vari motivi:

• Protezione dell’Identità del Segnalante: Uno degli aspetti cruciali della confidenzialità nel whistleblowing è proteggere l’identità del segnalante. Questo è essenziale per prevenire ritorsioni, discriminazioni o molestie nei suoi confronti, soprattutto sul posto di lavoro. La possibilità di segnalare in modo anonimo può incoraggiare più persone a venire avanti con informazioni importanti.

• Sicurezza delle Informazioni Segnalate: Le informazioni fornite dal whistleblower possono essere estremamente sensibili e potenzialmente dannose per l’organizzazione o per le persone coinvolte. La confidenzialità assicura che queste informazioni siano gestite in modo sicuro e accessibili solo a coloro che sono coinvolti direttamente nell’indagine o nel processo decisionale.

• Conformità Legale: La confidenzialità è anche una questione di conformità legale. Le leggi in molti paesi, comprese le normative sulla protezione dei dati come il GDPR nell’Unione Europea, richiedono la gestione sicura e riservata delle informazioni personali.

• Integrità del Processo di Whistleblowing: Mantenere la confidenzialità aiuta a preservare l’integrità del processo di segnalazione. Garantendo che le informazioni rimangano confidenziali, si riduce il rischio di diffamazione, falsi allarmi o danni alla reputazione basati su segnalazioni infondate o errate.

Una politica o dichiarazione formale adottata da un’organizzazione che assicura che non ci saranno ritorsioni contro i whistleblower.

Gli effetti più ampi che le segnalazioni di whistleblowing possono avere sulla società, come il miglioramento della trasparenza e della responsabilità aziendale.

Si riferisce alla protezione delle informazioni personali e sensibili relative sia al whistleblower (la persona che effettua la segnalazione) sia alle persone coinvolte nella segnalazione. Questa tutela è cruciale per diverse ragioni:

• Protezione dell’Identità del Whistleblower: Per incoraggiare le segnalazioni di illeciti, è essenziale garantire che l’identità del segnalante possa rimanere anonima, se lo desidera. Ciò protegge il whistleblower da possibili ritorsioni o discriminazioni sul posto di lavoro.

• Confidenzialità delle Informazioni Segnalate: Le informazioni segnalate possono contenere dettagli sensibili o confidenziali. È importante che queste informazioni siano gestite in modo sicuro e divulgabili solo a coloro che sono autorizzati a trattarle nell’ambito dell’indagine.

• Conformità al GDPR e Ad Altre Leggi sulla Protezione dei Dati: Nell’Unione Europea, la gestione dei dati personali deve conformarsi al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Ciò implica l’adozione di misure per garantire che i dati personali siano raccolti, utilizzati e conservati in modo legale, trasparente e sicuro.

• Gestione Riservata delle Segnalazioni: È fondamentale che il processo di segnalazione e le indagini successive siano condotti in modo che le informazioni sensibili non vengano divulgate inappropriatamente, al fine di proteggere sia il whistleblower sia la persona o l’entità accusata.

Il RPCT, ovvero il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, è una figura chiave nel contesto del whistleblowing, specialmente nelle organizzazioni pubbliche in Italia. Il suo ruolo principale è quello di gestire e monitorare le attività legate alla prevenzione della corruzione e di garantire la trasparenza all’interno dell’organizzazione. Tra i suoi compiti vi è la ricezione e la gestione delle segnalazioni di whistleblowing, l’analisi delle potenziali violazioni, e l’attuazione di misure preventive contro la corruzione. Il RPCT agisce anche come punto di riferimento per i dipendenti e altre parti interessate che desiderano segnalare possibili irregolarità o comportamenti non etici. La figura del RPCT è fondamentale per promuovere un ambiente di lavoro etico e per proteggere l’integrità dell’organizzazione.

Si tratta del processo attraverso il quale le preoccupazioni o le accuse riguardanti irregolarità all’interno di un’organizzazione vengono comunicate ai responsabili interni o ai canali designati. Questi canali possono includere supervisori, il dipartimento delle risorse umane, o specifici meccanismi di segnalazione interna.

L’attività di monitoraggio e supervisione continua per identificare e prevenire comportamenti illeciti all’interno di un’organizzazione.