Glossario del Whistleblowing:
Guida Pratica ai Termini Chiave

Una risorsa chiara e completa per comprendere la terminologia essenziale del Whistleblowing, perfetta per professionisti e addetti ai lavori.

Glossario del Whistleblowing

Benvenuti nella nostra pagina dedicata al Glossario del Whistleblowing. Questa risorsa è stata creata pensando a un’ampia gamma di utenti: dai professionisti, ai dipendenti e ai cittadini interessati.

Il nostro obiettivo è fornire una guida chiara e accessibile per navigare nel complesso mondo del whistleblowing. In un’epoca dove la trasparenza e l’etica aziendale sono sempre più al centro dell’attenzione, comprendere i termini specifici e le normative correlate è fondamentale.

Questo glossario vi aiuterà a decifrare la terminologia, ampliare la vostra comprensione dei diritti e dei doveri dei whistleblower e offrire una base solida per affrontare le questioni correlate.

Anonimato

La possibilità per i whistleblower di nascondere la propria identità durante e dopo la segnalazione di un illecito. Questo è spesso fondamentale per proteggere il whistleblower da ritorsioni e per incoraggiare più persone a segnalare illeciti.

Canale di Segnalazione ANAC

In Italia, l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) rappresenta un canale specifico per la segnalazione di casi di corruzione e di illeciti amministrativi. È particolarmente rilevante per il settore pubblico e per quegli appaltatori e fornitori che lavorano con il settore pubblico.

Codice Etico

Un insieme di principi e linee guida che definiscono le aspettative comportamentali e le norme etiche all’interno di un’organizzazione. Un codice etico può fornire orientamenti su come segnalare comportamenti non etici e incoraggiare una cultura di trasparenza e integrità.

Decreto Legislativo 24/2023

Il Decreto Legislativo 24/2023, entrato in vigore in Italia il 30 marzo 2023, implementa la Direttiva (UE) 2019/1937 sul whistleblowing e introduce significative novità nella disciplina del whistleblowing nel paese. Tra le principali disposizioni del decreto, si segnalano:

  • Canali di Segnalazione: Il decreto impone alle entità pubbliche e private con più di 50 dipendenti, o che hanno adottato un Modello 231 secondo il Decreto Legislativo No. 231/2001, l’obbligo di stabilire canali interni ed esterni per la segnalazione di violazioni. Questo riguarda sia le violazioni del diritto dell’Unione che le violazioni di leggi nazionali che possano danneggiare l’interesse pubblico o l’integrità dell’entità.
  • Ambito Materiale e Personale: A differenza della direttiva UE, il Decreto 24/2023 non limita il suo ambito materiale solo alle segnalazioni di violazioni del diritto dell’Unione in specifici settori, ma include anche le possibili violazioni di legge nazionale. Inoltre, estende la protezione ai whistleblower in una varietà di contesti lavorativi, includendo anche coloro le cui relazioni lavorative devono ancora iniziare (ad esempio, durante il processo di reclutamento) e ex dipendenti.
  • Protezione e Anonimato: Il decreto mira a proteggere coloro che segnalano informazioni sulle violazioni attraverso canali di segnalazione interni o esterni, nonché attraverso divulgazioni pubbliche. Protegge anche persone strettamente collegate al segnalante, come i facilitatori e i colleghi, e le entità legali che il segnalante possiede, lavora o è altrimenti connesso in un contesto lavorativo.
  • Sanzioni: Il decreto prevede specifiche sanzioni in caso di mancato rispetto delle sue disposizioni, incluse quelle per la mancata gestione delle segnalazioni.
  • Applicazione Graduale: Per le entità private con fino a 249 dipendenti, alcune disposizioni del decreto sono entrate in vigore a partire da dicembre 2023.

Formazione sulla Sensibilizzazione

Programmi educativi volti a informare i dipendenti sull’importanza del whistleblowing e su come effettuare segnalazioni.

Linee guida Anac – delibera n. 311 del 12 luglio 2023

Le Linee Guida Anac, adottate con la Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, riguardano la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e delle disposizioni normative nazionali. Queste linee guida sono state sviluppate in seguito all’adozione del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937.

Le Linee Guida stabiliscono procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne. Includono disposizioni riguardanti l’ambito soggettivo e oggettivo delle segnalazioni, le modalità di presentazione delle segnalazioni attraverso canali interni, esterni, e la divulgazione pubblica, nonché le tutele e le misure di sostegno previste per i segnalanti.

Queste misure di sostegno comprendono il divieto di rinunce e transazioni che possano compromettere la protezione dei segnalanti, la tutela della riservatezza del segnalante e del soggetto segnalato, il trattamento dei dati personali, la configurabilità di una ritorsione, le condizioni per l’applicazione della tutela dalle ritorsioni, la protezione dalle ritorsioni stesse e le limitazioni di responsabilità penale, civile, amministrativa per il segnalante.

Queste Linee Guida rappresentano un passo importante verso il rafforzamento della protezione dei whistleblower e la promozione di una cultura di responsabilità e trasparenza all’interno delle organizzazioni e delle istituzioni.

Ritorsione

Azioni negative intraprese in risposta a una segnalazione di whistleblowing. Queste possono includere licenziamenti, declassamenti, molestie, esclusione, e altre forme di discriminazione. Le leggi sul whistleblowing mirano a prevenire e punire tali ritorsioni.

Segnalazione Esterna

Implica il riferire le preoccupazioni o le accuse a entità esterne all’organizzazione, come organismi di regolamentazione, autorità di vigilanza, organi di stampa o gruppi di interesse pubblico. Questa forma di segnalazione è spesso utilizzata quando i canali interni sono inaccessibili, inefficaci o compromessi.

Trasparenza

Il principio secondo cui le organizzazioni dovrebbero fornire informazioni chiare e accessibili sulle procedure di segnalazione, sui diritti e le protezioni disponibili per i whistleblower, e sui risultati delle indagini relative alle segnalazioni.

Whistleblowing

È l’atto di rendere pubbliche informazioni riguardanti attività illecite, non etiche, o pericolose che vengono compiute all’interno di un’organizzazione. Questa pratica è spesso associata alla rivelazione di frodi, corruzione, violazioni della sicurezza e altre condotte illecite. Il whistleblowing può essere sia interno all’organizzazione, sia esterno rivolgendosi alle autorità, ai media, o al pubblico.

Audit e Monitoraggio

Processi di revisione e valutazione dell’efficacia dei sistemi di segnalazione e della conformità alle politiche e procedure relative al whistleblowing. Questi processi sono cruciali per assicurare che i canali di segnalazione funzionino.

Canale di Segnalazione Esterno

Questi canali si trovano al di fuori dell’organizzazione e possono includere:

  • Autorità di Regolamentazione o Vigilanza: Come l’IVASS per il settore assicurativo, la CONSOB per il mercato finanziario, o altre autorità specifiche del settore.
  • Forze dell’Ordine e Magistratura: In caso di reati, i whistleblower possono rivolgersi direttamente alle forze dell’ordine o alla magistratura.
  • Media e Giornalisti: Utilizzo di giornalisti o mezzi di informazione per rendere pubblica una segnalazione.

Confidenzialità

Si riferisce alla protezione delle informazioni condivise dal whistleblower (colui che fa la segnalazione) e alla salvaguardia della sua identità. Questo concetto è fondamentale per vari motivi:

  • Protezione dell’Identità del Segnalante: Uno degli aspetti cruciali della confidenzialità nel whistleblowing è proteggere l’identità del segnalante. Questo è essenziale per prevenire ritorsioni, discriminazioni o molestie nei suoi confronti, soprattutto sul posto di lavoro. La possibilità di segnalare in modo anonimo può incoraggiare più persone a venire avanti con informazioni importanti.

  • Sicurezza delle Informazioni Segnalate: Le informazioni fornite dal whistleblower possono essere estremamente sensibili e potenzialmente dannose per l’organizzazione o per le persone coinvolte. La confidenzialità assicura che queste informazioni siano gestite in modo sicuro e accessibili solo a coloro che sono coinvolti direttamente nell’indagine o nel processo decisionale.

  • Conformità Legale: La confidenzialità è anche una questione di conformità legale. Le leggi in molti paesi, comprese le normative sulla protezione dei dati come il GDPR nell’Unione Europea, richiedono la gestione sicura e riservata delle informazioni personali.

  • Integrità del Processo di Whistleblowing: Mantenere la confidenzialità aiuta a preservare l’integrità del processo di segnalazione. Garantendo che le informazioni rimangano confidenziali, si riduce il rischio di diffamazione, falsi allarmi o danni alla reputazione basati su segnalazioni infondate o errate.

Dichiarazione di Non Ritorsione

Una politica o dichiarazione formale adottata da un’organizzazione che assicura che non ci saranno ritorsioni contro i whistleblower.

Impatto Sociale

Gli effetti più ampi che le segnalazioni di whistleblowing possono avere sulla società, come il miglioramento della trasparenza e della responsabilità aziendale.

Privacy del Dato

Si riferisce alla protezione delle informazioni personali e sensibili relative sia al whistleblower (la persona che effettua la segnalazione) sia alle persone coinvolte nella segnalazione. Questa tutela è cruciale per diverse ragioni:

  • Protezione dell’Identità del Whistleblower: Per incoraggiare le segnalazioni di illeciti, è essenziale garantire che l’identità del segnalante possa rimanere anonima, se lo desidera. Ciò protegge il whistleblower da possibili ritorsioni o discriminazioni sul posto di lavoro.

  • Confidenzialità delle Informazioni Segnalate: Le informazioni segnalate possono contenere dettagli sensibili o confidenziali. È importante che queste informazioni siano gestite in modo sicuro e divulgabili solo a coloro che sono autorizzati a trattarle nell’ambito dell’indagine.

  • Conformità al GDPR e Ad Altre Leggi sulla Protezione dei Dati: Nell’Unione Europea, la gestione dei dati personali deve conformarsi al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Ciò implica l’adozione di misure per garantire che i dati personali siano raccolti, utilizzati e conservati in modo legale, trasparente e sicuro.

  • Gestione Riservata delle Segnalazioni: È fondamentale che il processo di segnalazione e le indagini successive siano condotti in modo che le informazioni sensibili non vengano divulgate inappropriatamente, al fine di proteggere sia il whistleblower sia la persona o l’entità accusata.

RPCT

Il RPCT, ovvero il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, è una figura chiave nel contesto del whistleblowing, specialmente nelle organizzazioni pubbliche in Italia. Il suo ruolo principale è quello di gestire e monitorare le attività legate alla prevenzione della corruzione e di garantire la trasparenza all’interno dell’organizzazione. Tra i suoi compiti vi è la ricezione e la gestione delle segnalazioni di whistleblowing, l’analisi delle potenziali violazioni, e l’attuazione di misure preventive contro la corruzione. Il RPCT agisce anche come punto di riferimento per i dipendenti e altre parti interessate che desiderano segnalare possibili irregolarità o comportamenti non etici. La figura del RPCT è fondamentale per promuovere un ambiente di lavoro etico e per proteggere l’integrità dell’organizzazione.

Segnalazione Interna

Si tratta del processo attraverso il quale le preoccupazioni o le accuse riguardanti irregolarità all’interno di un’organizzazione vengono comunicate ai responsabili interni o ai canali designati. Questi canali possono includere supervisori, il dipartimento delle risorse umane, o specifici meccanismi di segnalazione interna.

Vigilanza

L’attività di monitoraggio e supervisione continua per identificare e prevenire comportamenti illeciti all’interno di un’organizzazione.

Canale di Segnalazione

Sistemi e procedure attraverso i quali i whistleblower possono segnalare attività sospette o illecite. Questi possono variare da linee telefoniche anonime e sistemi online sicuri, a procedure formali di segnalazione scritta, o incontri diretti con responsabili della conformità o etica.

Canale di Segnalazione Interno

Questo canale è situato all’interno dell’organizzazione stessa. Può includere:

  • Supervisori o Manager: Segnalazione diretta a un superiore o responsabile.
  • Ufficio di Conformità o Etica: Un dipartimento dedicato alla gestione delle segnalazioni di comportamenti non etici o illegali.
  • Comitati Interni: Comitati specifici, come quelli di audit o di rischio, creati per gestire segnalazioni di specifiche natura.

Conformità Legale

L’obbligo per le organizzazioni di aderire alle leggi e ai regolamenti relativi al whistleblowing. Questo include l’implementazione di politiche e procedure per gestire le segnalazioni, la protezione dei whistleblower e la risposta alle loro preoccupazioni.

Direttiva (UE) 2019/1937

La Direttiva (UE) 2019/1937, conosciuta anche come la Direttiva sul Whistleblowing, è stata adottata per proteggere le persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea. La Direttiva definisce chiaramente chi può essere considerato un whistleblower, includendo lavoratori, autonomi, azionisti, membri degli organi amministrativi, volontari, stagisti, nonché persone che lavorano sotto la supervisione di appaltatori o subappaltatori.

Le principali protezioni offerte dalla Direttiva includono la salvaguardia dei whistleblower da ogni forma di ritorsione, sia diretta che indiretta, e la previsione di rimedi adeguati in caso di ritorsione, come il reintegro nel lavoro, il ripristino di licenze o contratti annullati, compensazioni per perdita di reddito, spese legali e danni economici.

I tipi di segnalazioni protette dalla Direttiva coprono un ampio spettro di aree, tra cui appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti, sicurezza dei trasporti, protezione dell’ambiente, sicurezza nucleare, sicurezza alimentare, salute pubblica, protezione dei consumatori, protezione della privacy e dei dati personali, e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Per quanto riguarda la segnalazione interna, la Direttiva incoraggia i whistleblower a segnalare internamente le violazioni, a condizione che credano che la violazione possa essere efficacemente affrontata e che non ci sia rischio di ritorsione. Enti legali nel settore privato e pubblico con 50 o più dipendenti devono istituire canali di segnalazione adeguati e procedure per il follow-up delle segnalazioni.

In caso di segnalazione esterna, i whistleblower possono segnalare a autorità competenti. È compito di ciascuno Stato membro designare le autorità che riceveranno le informazioni sulle violazioni e forniranno il follow-up adeguato.

La Direttiva è entrata in vigore il 16 dicembre 2019, con un periodo di due anni per la trasposizione nei diritti nazionali degli Stati membri.

Indagine Interna

Il processo condotto dall’organizzazione per investigare le affermazioni fatte da un whistleblower.

Protezione dei Whistleblower

Misure legislative, organizzative o di altra natura che vengono adottate per prevenire ritorsioni contro i whistleblower. Queste misure possono includere l’anonimato, la protezione legale da azioni punitive come licenziamenti o discriminazioni, e il sostegno legale e psicologico.

Sanzioni Amministrative

Le conseguenze per le organizzazioni che non rispettano le disposizioni di whistleblowing, incluse le sanzioni pecuniarie.

Segnalazione Proattiva

Azione di segnalare potenziali problemi, rischi o irregolarità prima che si verifichino effettive violazioni o danni. Differisce dalla segnalazione reattiva, che avviene dopo che un illecito o un problema è già stato commesso. Ecco alcuni aspetti chiave:

  • Prevenzione dei Problemi: La segnalazione proattiva mira a identificare e affrontare i problemi prima che diventino gravi. Ad esempio, un dipendente potrebbe notare procedure non conformi che potrebbero portare a violazioni legali o rischi di sicurezza e decidere di segnalarle prima che causino danni reali.

  • Cultura di Trasparenza e Integrità: La promozione della segnalazione proattiva all’interno di un’organizzazione incoraggia una cultura di apertura e responsabilità. Dimostra l’impegno dell’organizzazione nella prevenzione delle cattive condotte e nel mantenimento di standard elevati.

  • Miglioramento Continuo: La segnalazione proattiva può essere uno strumento importante per il miglioramento continuo delle pratiche aziendali. Fornisce feedback tempestivo che può essere utilizzato per affinare processi e politiche.

  • Riduzione dei Rischi: Questo tipo di segnalazione può aiutare a ridurre i rischi legali, finanziari e reputazionali per l’organizzazione, permettendo di affrontare i problemi prima che si aggravino o diventino pubblici.

Whistleblower

Il “Whistleblower” è una persona che segnala attività illecite, non etiche o pericolose all’interno di un’organizzazione. Questa figura può essere un dipendente, un ex dipendente, o anche un collaboratore esterno come un fornitore o un cliente. Il compito principale del whistleblower è fornire informazioni o evidenze su atti illeciti come frode, corruzione, violazioni della legge o pericoli per la salute e la sicurezza pubblica. La segnalazione può essere fatta sia all’interno dell’organizzazione (segnalazione interna) che a enti esterni come autorità di vigilanza, forze dell’ordine o media (segnalazione esterna). La figura del whistleblower è cruciale per promuovere trasparenza e integrità nelle organizzazioni e nella società in generale.

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